Podstawowym założeniem dobrego zabezpieczenia się przed negatywnym wynikiem kontroli podatkowej, jest zrozumienie, że kontrola może obejmować różne aspekty i może skutkować różnorodnymi konsekwencjami, od zaległości podatkowych z odsetkami za zwłokę, przez dodatkowe zobowiązania podatkowe, po odpowiedzialność karnoskarbową osób odpowiedzialnych za rozliczenia.
Aby minimalizować ryzyko negatywnych konsekwencji, należy:
Być przygotowanym przed kontrolą
- Przeprowadzić bieżącą weryfikację prawidłowości rozliczeń podatkowych, szczególnie w obszarze podatków dochodowych (CIT i PIT).
- Zwrócić uwagę na transakcje z podmiotami powiązanymi i obowiązki dokumentacyjne (dokumentacja cen transferowych).
- Sprawdzić pliki JPK pod kątem ewentualnych błędów lub poprawności zawartości danych.
- Wprowadzić procedury weryfikacji kontrahentów z punktu widzenia należytej staranności w podatku VAT.
Postępowanie w trakcie kontroli
- Rozważyć skorzystanie z usług doradcy podatkowego, który może reprezentować interesy firmy i unikać błędów w postępowaniu kontrolnym oraz odwoławczym.
- Aktywnie uczestniczyć w kontroli, przedstawiając korzystne dla firmy dokumenty i dowody, zamiast przyjmować bierną postawę.
Proaktywne zarządzanie obsługą kontroli
- Zapewnić sobie wsparcie merytoryczne i zorientować się w procedurze kontroli.
- Przygotować odpowiednią argumentację, która może wspierać firmę w toku potencjalnego sporu z organem podatkowym.
- Unikać błędów na etapie weryfikacji rozliczeń, które mogą zaważyć na decyzji organu podatkowego.
Prawa i obowiązki przedsiębiorcy podczas kontroli podatkowej
Przygotowanie do kontroli skarbowej powinno zawierać kilka kluczowych kroków:
- Powiadomienie o kontroli – zgodnie z polskim prawem, urząd skarbowy powinien zawiadomić podatnika o planowanej kontroli skarbowej w terminie od 7 do 30 dni przed jej rozpoczęciem.
- Dokumentacja – przed rozpoczęciem kontroli, należy przygotować wszystkie wymagane dokumenty księgowe, w tym Księgi Przychodów i Rozchodów (KPiR) oraz deklaracje podatkowe. Warto dokonać ich ponownej weryfikacji i ewentualnych korekt.
- Tłumaczenia dokumentów – faktury i inne dokumenty w języku obcym mogą wymagać przetłumaczenia na język polski, co wynika z art. 287 § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej. Tłumaczenie to jest na koszt podatnika, ale może stanowić koszt podatkowy.
- Dostęp do księgowości elektronicznej – w przypadku prowadzenia księgowości za pomocą oprogramowania komputerowego, należy zapewnić organom kontrolnym dostęp do danych za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na nośniku danych.
- Miejsce pracy dla kontrolerów – kontrola skarbowa powinna odbywać się w siedzibie firmy, dlatego przedsiębiorca jest zobowiązany do udostępnienia urzędnikom odpowiedniego miejsca do pracy.
- Prawa podczas kontroli – przedsiębiorca ma prawo do uczestniczenia w czynnościach kontrolnych, wymagania przestrzegania BHP, składania zastrzeżeń do protokołu kontroli oraz wniesienia sprzeciwu wobec kontroli.
- E-kontrola – przedsiębiorcy są zobowiązani do generowania i wysyłania miesięcznych plików JPK_VAT, co umożliwia urzędom skarbowym systematyczną weryfikację transakcji.
Należy zatem zadbać o kompletność i poprawność dokumentacji, a także odpowiednio przygotować miejsce i warunki dla kontrolerów skarbowych.
Jak doradca podatkowy może pomóc podczas kontroli podatkowej?
Doradca podatkowy może być kluczową postacią w czasie kontroli podatkowej. Doradca może reprezentować firmę wobec organów kontrolnych, co może przyczynić się do bardziej profesjonalnego i dyscyplinowanego przebiegu kontroli. Doradca jest ekspertem w przepisach podatkowych, co pozwala na skuteczną obronę przed potencjalnymi zarzutami organu kontrolnego. Profesjonalna wiedza doradcy podatkowego pomaga uniknąć błędów w trakcie kontroli, które na późniejszych etapach mogą być trudne do naprawienia. Doradca może wykazać ewentualne błędy w działaniach organu kontrolnego, co może być pomocne na etapie odwoławczym.